POLITICA PARA EL TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS

1. OBJETIVO

Este procedimiento tiene la finalidad de establecer la política, metodología y responsabilidades para el manejo y tratamiento adecuado de los datos de carácter sensible de los clientes, recolectados por C-LAB COSMETIC S.A.S. NIT 901178422, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Aplica al tratamiento de datos personales y sensibles, así como a la información de carácter institucional de los clientes que C-LAB COSMETIC S.A.S. NIT 901178422 recolecte para el proceso de comercialización de sus productos y que deban ser tratados por esta.

3. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DE LOS DATOS DE LOS CLIENTES

3.1. Finalidad. La recolección de información deberá limitarse a aquellos datos personales de los clientes que sean pertinentes y adecuados para la finalidad comercial requerida por C-LAB COSMETIC S.A.S. NIT 901178422.

3.2. Responsable. El área Comercial y Administrativa de la compañía es responsable de gestionar las solicitudes, consultas, rectificaciones, actualizaciones y supresión de datos por parte de los clientes. De ser necesario, se contará con el apoyo de los asesores jurídicos.

Los gerentes Administrativo y Comercial son responsables de cumplir la función de protección de datos personales.

3.3. Principios. Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que serán respetados por C-LAB COSMETIC S.A.S. NIT 901178422 en los procesos de acopio, uso y tratamiento de los datos personales.

1. a) Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales recogidos por C-LAB COSMETIC S.A.S NIT 901178422 debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
2. b) Principio de libertad: El tratamiento solo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin la previa autorización del titular o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
3. c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
4. d) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de C-LAB COSMETIC S.A.S. NIT 901178422, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
5. e) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
6. f) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de C-LAB COSMETIC S.A.S. NIT 901178422 se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
7. g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

3.4. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a C-LAB COSMETIC S.A.S. NIT 901178422.
2. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a C-LAB COSMETIC S.A.S. NIT 901178422 en su condición de responsable del tratamiento de los datos.
3. c) Ser informado por C-LAB COSMETIC S.A.S NIT 901178422, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales (según formato CREACIÓN DE CLIENTES Y/O PÁG. WEB, www.deeproots.com.co).
4. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante C-LAB COSMETIC S.A.S NIT 901178422.
5. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, mediante el correo: comercial@clabcosmetic.com.
6. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

3.5. DEBERES DE C-LAB COSMETIC EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS DE LOS CLIENTES

C-LAB COSMETIC S.A.S. NIT 901178422 tendrá presente en todo momento que los datos son de propiedad de los clientes y que solo ellos pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos solo para aquellas finalidades en las que se encuentra debidamente autorizado, respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 y demás normas sobre el tratamiento y protección de datos personales.

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, C-LAB COSMETIC S.A.S. NIT 901178422 se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el tratamiento de datos de los clientes:

(a) Garantizar, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

(b) Solicitar la respectiva autorización otorgada por el titular, según formato (CREACIÓN DE CLIENTES, FÍSICO Y/O DIGITAL ERP).

(c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.

(d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

(e) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.

(f) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares.

(g) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” cuando corresponda.

(h) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

(i) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.

(j) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.